Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Website easy-weg.de und der zugehörigen Web-Anwendung („easyWEG") gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

RK3 GmbH Contrada Maderny 1 6816 Bissone Schweiz Vertreten durch: Dr. Ronald Kandelhard (Geschäftsführer) E-Mail: mail@easy-weg.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür (§ 38 BDSG, Art. 37 DSGVO) derzeit nicht vorliegen.

2. Sitz in der Schweiz, Datenverarbeitung in der EU

Der Verantwortliche hat seinen Sitz in der Schweiz. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO); ein Datentransfer zwischen der EU und der Schweiz ist daher ohne zusätzliche Garantien zulässig. Die technische Verarbeitung Ihrer Daten (Hosting, Datenbank, Server) findet ausschließlich auf Servern in Deutschland statt (siehe Ziffer 4).

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Bereitstellung Ihres Nutzerkontos und der Funktionen von easyWEG),
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. Führung eines Audit-Logs),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung berechtigter Interessen (z. B. IT-Sicherheit und Betrieb der Website),
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – auf Grundlage Ihrer Einwilligung, soweit diese eingeholt wird.

4. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website und die Anwendung werden gehostet bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Der Serverstandort ist Deutschland. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website werden durch den Server automatisch Informationen in Server-Logfiles erfasst, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse (gekürzt/verkürzt gespeichert, soweit technisch möglich),
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite/Datei,
• übertragene Datenmenge,
• Referrer-URL,
• verwendeter Browser und Betriebssystem.

Diese Daten werden zur Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs sowie zur Sicherheit der informationstechnischen Systeme verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern nicht ein sicherheitsrelevantes Ereignis eine längere Speicherung erfordert.

5. Nutzerkonto, Registrierung und Anmeldung

Für die Nutzung des geschützten Bereichs von easyWEG richten Sie ein Nutzerkonto ein. Die Anmeldung erfolgt per Magic-Link (Anmelde-Link per E-Mail) oder per Passwort.

Verarbeitete Daten:

• E-Mail-Adresse,
• (bei Passwort-Anmeldung) ein kryptografisch gespeicherter Passwort-Hash,
• Zeitpunkt der Registrierung und Anmeldungen.

Für die Magic-Link-Anmeldung wird ein einmaliger Anmelde-Token erzeugt, der nach kurzer Zeit (maximal 15 Minuten) verfällt und anschließend gelöscht wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsvertrags).

6. Verarbeitung Ihrer WEG-Daten in der Anwendung

Im geschützten Bereich verarbeiten Sie mit easyWEG selbst Daten Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft, insbesondere:

• Stammdaten der Gemeinschaft (Adresse, Bundesland, Anzahl der Einheiten),
• Eigentümerlisten (Name, Miteigentumsanteile, Kontaktdaten),
• Buchungen, Belege und Bankdaten (z. B. hochgeladene CSV-Dateien),
• Dokumente, Protokolle, Fristen, Beschlüsse und Kommunikation.

Soweit Sie hierbei personenbezogene Daten Dritter (z. B. anderer Eigentümer) eingeben, verarbeiten wir diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Insoweit sind Sie Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und wir Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Die Bedingungen dieser Auftragsverarbeitung sind Gegenstand einer gesonderten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV), die Bestandteil des Nutzungsvertrags ist. Für die Zulässigkeit der Verarbeitung dieser Daten gegenüber den betroffenen Personen sind Sie verantwortlich.

7. Audit-Log

Zur Nachvollziehbarkeit sicherheits- und rechtsrelevanter Vorgänge (z. B. Anmeldungen, wesentliche Änderungen) führen wir ein Audit-Log. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO. Die Einträge werden für die Dauer von fünf Jahren aufbewahrt und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

8. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail (mail@easy-weg.de) kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Der E-Mail-Versand und -Empfang erfolgt über den Dienstleister ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland, mit dem eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung besteht. System-E-Mails (z. B. Anmelde-Links) versenden wir von der Adresse support@easy-weg.de.

9. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speichertechniken ein, die für Anmeldung, Sitzungsverwaltung und Sicherheit (Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery) erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis speichern wir in Ihrem Browser (Local Storage, Schlüssel „ew-cookie-consent-v1"). Optionale, einwilligungsbedürftige Speichertechniken setzen wir nur, wenn Sie zuvor eingewilligt haben. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

10. Schriftarten (Fonts)

Wir binden alle Schriftarten lokal von unserem eigenen Server ein. Es findet dabei keine Verbindung zu Servern Dritter (etwa Google Fonts) statt; Ihre IP-Adresse wird insoweit nicht an Dritte übertragen.

11. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Ihre Daten nur weiter, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine rechtliche Verpflichtung besteht. Als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) setzen wir insbesondere ein:

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland (Hosting/Server),
• ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Friedersdorf, Deutschland (E-Mail-Versand).

12. Drittlandübermittlungen

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR findet – abgesehen von der unter Ziffer 2 beschriebenen Konstellation (Sitz des Verantwortlichen in der Schweiz, Angemessenheitsbeschluss) – derzeit nicht statt. Sollten künftig weitere Dienste (z. B. KI-gestützte Funktionen) mit Drittlandbezug eingesetzt werden, erfolgt dies nur auf Grundlage geeigneter Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO) und nach vorheriger Anpassung dieser Datenschutzerklärung.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:

• Nutzerkonto-Daten: für die Dauer des aktiven Kontos, danach eine Übergangsfrist von 90 Tagen (mit Export-Möglichkeit) und anschließende endgültige Löschung nach weiteren 90 Tagen,
• Audit-Log: fünf Jahre,
• Anmelde-Token (Magic-Link): maximal 15 Minuten zzgl. anschließender Bereinigung,
• Server-Logfiles: maximal 14 Tage.

14. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an mail@easy-weg.de. Einen Export Ihrer Kontodaten sowie die Löschung Ihres Kontos können Sie zudem in den Einstellungen Ihres Nutzerkontos anstoßen.

15. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

16. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der für die Vertragsdurchführung erforderlichen Daten (insbesondere E-Mail-Adresse) ist für die Nutzung des geschützten Bereichs notwendig. Ohne diese Daten können wir das Nutzerkonto nicht bereitstellen.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Verarbeitung oder der Rechtslage dies erfordern.

Stand: Juli 2026